Mediazione

Procedura di mediazione e suo svolgimento

Per mediazione si intende l’attività, comunque denominata, svolta da un terzo imparziale e finalizzata ad assistere due o più soggetti sia nella ricerca di un accordo amichevole per la composizione di una controversia, sia nella formulazione di una proposta per la risoluzione della stessa. La conciliazione è la composizione di una controversia a seguito dello svolgimento della mediazione. (Definizioni contenute nel Decreto legislativo n. 28/2010).

La procedura di mediazione presso ADR Center si svolge in diverse fasi, disciplinate in parte dalla legge e, soprattutto, da un regolamento di procedura depositato presso il Ministero della giustizia.

Avvio della mediazione. La procedura si avvia tramite il deposito dell’istanza di mediazione presso ADR Center, utilizzando il modello predisposto ovvero una domanda scritta avente i medesimi contenuti. ADR Center comunica prontamente all’altra parte l’avvenuto deposito della domanda. 

Prima dell’incontro di mediazione. Successivamente, ADR Center nomina il mediatore che, avvalendosi della collaborazione di un case manager comunica alle parti la data, l’ora e il luogo dello svolgimento dell’incontro di mediazione. L’incontro tra le parti in lite e il mediatore è preceduto da una fase di preparazione, durante la quale il mediatore e il case manager verificano la presenza dei requisiti posti a garanzia della migliore riuscita della mediazione. Questi elementi includono la disponibilità delle persone che dovranno sedere al tavolo della mediazione, la relativa capacità decisionale transattiva, la presentazione  della documentazione rilevante e simili.

• Nomina del Mediatore. Il profilo e le esperienze di tutti i mediatori di ADR Center sono pubblici e consultabili on-line dalle parti sul sito www.adrcenter.com. Oltre ai requisiti minimi fissati dalla legge, tutti i mediatori di ADR Center hanno una comprovata esperienza in materia di risoluzione delle controversie. Se con la presentazione dell’istanza che avvia la procedura le parti non hanno indicato il nominativo del mediatore, il responsabile dell’organismo propone una terna di nomi su cui esprimere la preferenza. Nelle controversie di valore inferiore a 500.000 euro, il responsabile dell’organismo nomina direttamente il mediatore ritenuto più idoneo, sempre tra coloro che sono iscritti nella lista di ADR Center.
• Contatti preliminari tra il mediatore e gli avvocati. In base al valore e alla complessità della lite, il mediatore può mettersi in contatto con le parti e i loro consulenti per dei colloqui o incontri preliminari.
• Richiesta di memorie. In accordo con le parti e i loro consulenti, il mediatore di norma richiede delle memorie preliminari riassuntive del caso, unitamente a tutta la documentazione che ritenga utile per preparare l’incontro di mediazione.

Incontro di mediazione. Il mediatore è libero di condurre la mediazione nel modo più opportuno in conformità al Regolamento di ADR Center, tenendo in considerazione la volontà delle parti, le circostanze del caso e la necessità di trovare una rapida soluzione della lite. Il mediatore è libero di tenere incontri congiunti e separati.

• Sessione iniziale congiunta. Nel giorno, ora e luogo stabiliti, il mediatore incontra tutte le parti e i consulenti. In quest’occasione, il mediatore dapprima illustra a tutti i partecipanti le regole procedurali; successivamente, ciascuna parte ha la possibilità, solitamente per il tramite del proprio avvocato, di esporre il caso alla presenza della controparte e del mediatore.
• Negoziato assistito. La fase del negoziato tra le parti, assistite dal mediatore, rappresenta il cuore di tutta la procedura. Di norma, il mediatore facilita tale negoziato avendo con ciascuna delle parti colloqui riservati, eventualmente alternati da sessioni congiunte. Le informazioni rivelate al mediatore durante gli incontri separati rimangono confidenziali, e non sono rivelate alla controparte salvo espressa autorizzazione. In questa fase si esprime la massima flessibilità della procedura, che dipende grandemente anche dallo stile del mediatore.
• Eventuale mancata partecipazione di una parte. Il mediatore dà atto dell‘eventuale  mancata partecipazione senza giustificato motivo di una delle parti alla procedura di mediazione mediante apposito verbale. La legge italiana stabilisce che, nel successivo giudizio, il giudice possa desumere elementi di prova ai sensi dell’art. 116 del codice di procedura civile.

Conclusione della mediazione. In questa fase il mediatore incentiva la definizione dei termini di un accordo, se del caso proponendo soluzioni di compromesso. In caso non vi sia accordo, il mediatore deve dichiarare concluso il tentativo.

• Accordo. Se le parti raggiungono un accordo, il mediatore forma processo verbale al quale è allegato il testo dell’accordo redatto dalle parti, di norma con l’assistenza dei rispettivi avvocati. Il processo verbale è depositato presso ADR Center ed è sottoscritto dalle parti e dal mediatore. Il verbale di accordo è omologato su istanza di parte con decreto del presidente del Tribunale nel cui circondario ha sede l’organismo, e costituisce titolo esecutivo per l’espropriazione forzata, per l’esecuzione in forma specifica e per l’iscrizione di ipoteca giudiziale.
• Mancato accordo. Se le parti non raggiungono un accordo a conclusione dell’incontro di mediazione, la cui durata è stabilita in precedenza, il mediatore può inviare alle parti una proposta scritta di composizione della lite. Le parti hanno 7 giorni di tempo per accettarla o rifiutarla. La mancata risposta nei termini previsti equivale a rifiuto. In base al regolamento di ADR Center, il mediatore si riserva il diritto di non formulare una proposta, anche se richiesta da entrambe le parti, quando ritiene di non aver acquisito elementi sufficienti a tal fine. Anche in caso di rifiuto della proposta, o di mancata tempestiva risposta, il mediatore forma processo verbale ove attesta il fallimento del tentativo.

Protagonisti della mediazione e loro ruoli

ADR Center
Ai sensi del Decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, la procedura di mediazione può essere amministrata esclusivamente da un organismo accreditato e soggetto a vigilanza da parte del Ministero della giustizia come ADR Center SpA. ADR Center riceve la domanda di mediazione, nomina un case manager e il mediatore tra quelli della propria lista, e infine convoca le parti per l’incontro di mediazione.

Il mediatore
Il mediatore non ha il potere di imporre alle parti alcuna soluzione e non decide ciò che è equo o giusto. Al contrario, il mediatore aiuta le parti e i loro consulenti a trovare una soluzione mutuamente soddisfacente per la definizione della lite. I mediatori di ADR Center sono selezionati per la pluriennale esperienza sul campo, e i loro profili sono consultabili sul sito www.adrcenter.com. Per garantire il massimo livello di indipendenza e neutralità, di norma non possono essere nominati mediatori coloro che sono iscritti in un albo professionale nella regione di residenza delle parti in lite o dei loro avvocati.

Il case manager
È responsabile del caso assieme al mediatore, per garantirne la massima efficienza nella gestione, specialmente per quanto riguarda gli aspetti amministrativi e logistici.

Le parti in lite
Il regolamento di ADR Center richiede la presenza delle parti durante gli incontri di mediazione. Solo con la partecipazione attiva delle parti, infatti, il mediatore può esplorare i reali interessi sottesi alla lite e facilitarne così la composizione. Un mandato a transigere conferito dalla parte, per quanto ampio, non può considerarsi equivalente sotto questo punto di vista. Le persone giuridiche possono partecipare alla mediazione tramite un rappresentante dotato dei necessari poteri. Il mediatore ha facoltà di non procedere all’incontro di mediazione, o di porvi termine in qualsiasi momento, qualora non gli sia data prova che i partecipanti dispongano di tali poteri.
Gli avvocati e i consulenti
L’assistenza da parte di un avvocato non è richiesta per legge, ma è fortemente consigliata da ADR Center. L’avvocato, infatti, svolge un ruolo importante in tutte le fasi della mediazione. Prima della mediazione, prepara accuratamente il caso, redige le memorie, valuta le alternative e tiene i contatti con il mediatore. Durante la mediazione, assiste il proprio cliente nella discussione con la controparte. Al termine della procedura, redige l’accordo che, con la firma del mediatore e il successivo controllo di regolarità formale da parte dell’autorità giudiziaria, diviene titolo esecutivo. Spesso, in caso di accordo mediato che preveda l’esecuzione di prestazioni di durata, l’avvocato verifica l’attuazione delle intese raggiunte. Nella prassi di ADR Center, le parti in lite sono sempre assistite dai loro avvocati.

I vantaggi della mediazione

Il ricorso alla procedura di mediazione garantisce la definitiva risoluzione della lite nella grande maggioranza dei casi. Inoltre, se gestita da mediatori appositamente formati ed esperti la procedura offre i seguenti vantaggi.
Tempi rapidi
Uno dei principali benefici offerti dalla mediazione è la possibilità di gestire autonomamente il processo di risoluzione della controversia, mantenendone il controllo. La procedura di mediazione è avviata nei tempi concordati tra le parti e l’organismo, e non può durare complessivamente oltre 4 mesi. Nella prassi, gli incontri di mediazione che durano più di uno o due giorni sono in effetti assai rari.
Costi contenuti e prevedibili
Di pari passo con il contenimento dei tempi va anche quello dei costi. Poiché gli incontri di mediazione vengono fissati per periodi di tempo predefiniti, e le indennità complessive sono predeterminate (e sottoposte per legge a controllo ministeriale), i costi della procedura sono certi e prevedibili.
Controllo sul risultato
Le parti, non il mediatore, stabiliscono i contenuti dell’accordo.  Diversamente dal processo e dall’arbitrato, pertanto, non vi è il rischio di una decisione avversa.
Attenzione agli interessi reali
La mediazione non è legata al principio della domanda; con l’aiuto del mediatore, le parti possono pertanto concentrarsi sui loro interessi e bisogni reali, e dar vita ad accordi, anche “creativi”, che li soddisfino al meglio.
Riservatezza
Altro vantaggio straordinario della mediazione è senz’altro il carattere riservato e confidenziale dell’intera procedura, come previsto anche per legge. Sia le parti, sia il terzo neutrale sono tenuti a non rivelare alcuna informazione ottenuta nel corso della procedura. Allo stesso modo, il mediatore non potrà svelare a una parte le informazioni ottenute confidenzialmente dall’altra durante gli incontri separati, a meno che non sia stato altrimenti pattuito.
Assenza di rischio
Le parti possono porre termine alla mediazione in qualsiasi momento, e ricorrere alle forme tradizionali di risoluzione delle controversie.